Durante la etapa de confinamiento, muchas empresas han tenido que cambiar la realización de eventos, conferencias y jornadas del modelo tradicional presencial hacia una nueva fórmula digital liderada por Zoom y eso ha provocado que muchas empresas hayan encontrado en este sistema una manera de continuar con su exposición social o networking sin correr demasiados riesgos.
Ante esta nueva realidad en los eventos, me parece más necesario ahora que nunca compartir una guía o protocolo que los Departamentos de Comunicación y Marketing pueden bajar para garantizar un éxito de asistencia y proyección de marca.
La organización de un evento requiere de varias fases, ya sea en Zoom o Presencial. La primera de ellas corresponde al diseño del evento e invitaciones. La segunda, de preparación del evento y la tercera, de ejecución.
Antes del lanzamiento de las invitaciones, la Dirección de Comunicación y Marketing junto con la Dirección General deberían dirimir quién va a ser el ponente, los temas y subtemas a tratar, establecer la conexión con el equipo del invitado mediante carta enviada por email y elegir una invitación vistosa, generalmente realizada por un profesional. En esta fase, habría que cubrir las siguientes actuaciones:
1.- Fase de diseño
- Ponente. Selección de ponente o ponentes.
- Tema y subtemas. Elección del tema y subtemas.
- Direcciones Email/Teléfono. Conexión con ponente/equipo para solicitar email de envío y la persona de coordinación.
- Redacción Carta. Redacción de la carta.
- Remisión. Envío de la carta a ponente/o equipo del ponente.
- Aceptación. Llamadas de disponibilidad de fechas/confirmación.
- Fecha y hora. Elección de la fecha exacta y hora.
- Coordinación. Coordinación de la fecha con el ponente/equipo.
- Confirmación de ponente, tema, fecha, hora, presentador y moderador.
- Foto/Perfil Ponente. Solicitud de la foto y biografía o perfil del ponente para realizar la invitación. Cargo exacto.
- Redes Sociales ponente/equipos. Solicitud de las direcciones de Twitter que el ponente/equipo desean que aparezcan en los tuits.
- Borrador Invitación. Una vez confirmado (ponente, tema, fecha, presentador, moderador), enviar borrador de invitación a diseñador con dos semanas previas a realizar el evento.
- Modelos Invitación. Recepción de los dos modelos del diseñador.
- Cambios Invitación. Elección de uno de los modelos del diseño por la Dirección y especificación de cambios.
- Validación Invitación. Validación de los modelos y cambios.
- Envío Invitación a trabajadores de la organización. Personas que quieran asistir
- Envío Invitación a Ponente/Equipo. Para que también la puedan subir a su web, distribuir, twittear, Linkear en sus redes sociales y servir reclamo.
- Texto de Inscripción para Web con Formulario. Redactar un pequeño texto para la web corporativa.
- Validación del Texto Inscripción. Validación del texto por la Dirección.
- Envío Enlace de Inscripción a ponentes/equipo. Se les suele enviar por si ellos quieren también moverlo entre sus contactos.
- Planificación Día Envío a Base de Datos elegida. Generalmente, utilizando Mailchimp.
- Planificación Día Twitter y Linkedin. Coincidiendo con el envío de la invitación, se lanzará un Twitter y un post en Linkedin, invitando a participar del evento, e incluyendo el enlace de la Sección Eventos.
- Envío a Invitados y lanzamiento en RRSS. Todo debería ser el mismo día.
- Confirmaciones en el email elegido.
- Listado de Inscripciones. Elaboración del listado que vayan confirmando.
Una vez realizada esta primera fase, el equipo de Comunicación y Marketing deberá acometer la Segunda Fase o Preparación del Evento Zoom, donde en el caso de un modelo digital es primordial obtener el enlace de Zoom con el día y la hora señalada y distribuirla a los invitados.
En esta fase se puede optar por invitar a prensa dependiendo si el ponente tiene relevancia social o no, pero en un caso u otro la información resulta vital para subirla a la propia web de la organización y crear contenido para las Redes Sociales de la compañía. En la segunda Fase, las acciones serían las siguientes:
2.- Fase de preparación
- Calendario Zoom. Planificar en el calendario el Evento Zoom.
- Enlace Zoom. Enviar el enlace Zoom a Dirección, Ponente, Invitados y Prensa.
- Documento Planificación. Elaboración de Documento de Planificación del Evento. Ese documento que se enviará al equipo del Ponente incluye:
- Título.
- Temas.
- Fecha Evento. Duración del Evento.
- Estructura del Evento con tiempos.
- Debate. En abierto o no, preguntas por chat, preguntas con cámara, etc.
- Estrategia de Medios de Comunicación.
- Estrategia de Redes Sociales.
- Especificar si la ponencia tiene o no presentación.
- Solicitud de un párrafo para Nota de Prensa a ponente/equipo. Da igual si se va a enviar o no a medios de comunicación porque se necesita igualmente para web.
- Envío del Documento a ponente/equipo.
- Validación o cambios al Documento de Planificación. Especialmente importante la estrategia de RRSS y Comunicación, para diseñar los tuits.
- Nota de Convocatoria. Redacción de la Nota de Convocatoria a Prensa. Un texto pequeño para el cuerpo del email y personalizado para cada periodista.
- Convocatoria Prensa. Enviar la convocatoria personalizada a PRENSA con el enlace Zoom.
- Nota de Prensa (WEB Y MEDIOS). Elaboración de la Nota de Prensa, incluyendo el párrafo del ponente si ha llegado y si no con texto falso.
- Validación de la Nota de Prensa. La Dirección deberá validar la nota de prensa dos días antes de la realización del evento.
- Envío de la Nota de Prensa a Ponente/Equipo.
- Elaboración de textos de tuits con direcciones.
- Envío de los textos de tuits y los tiempos a equipo/ponente.
- Selección de CONFIRMADOS.
- Envío del enlace de Zoom a CONFIRMADOS.
- Envío de CONFIRMADOS Y PRENSA a Comunicación. Al menos un par de días antes del evento.
- Envío de CONFIRMADOS Y PRENSA a ponente/equipo. Comunicación enviará el listado a ponente/equipo.
- Tuitear y Linkear la invitación de vez en función del cronograma establecido y la hora de publicación.
Los cinco check antes del día previo del evento. Aunque tengamos todo controlado, sí recomiendo el día antes de la celebración, realizar estas cinco comprobaciones:
- Enlace propio Ponente. Chequear que el ponente/equipo tiene el enlace.
- Enlace Organizadores. Chequear que todos los organizadores tengan el enlace Zoom. Equipo Marketing.
- Enlace Invitados y Prensa. Chequear que todos los invitados y periodistas tienen que quieran asistir tienen el enlace a Zoom. Responder sus inquietudes.
- Confirmados. Chequear que el ponente/equipo tiene la audiencia a la que se va a dirigir.
- Biografía. Chequear que el presentador dispone del perfil o biografía del evento.
Por último, ya quedaría la organización del día propio de realización del evento. La labor del equipo de Marketing/Comunicación se centrará en recoger los principales mensajes, realizar las fotografías mediante pantallazos al ordenador y posterior edición, y en caso de convocar a la prensa, distribuir la nota de prensa con las fotografías tomadas, para luego hacer el clipping de prensa y gestionar las posibles necesidades que tengan los medios de comunicación. A continuación, os describo las principales actividades que deberían realizar:
3.- Fase de celebración
- Grabación del Evento. El organizador debe grabarla.
- Dar acceso a Compartir Documento al ponente si lo necesita.
- Fotos con Impresión de pantalla. Las fotos deben hacerse por comunicación.
- Edición de cada impresión de pantalla. Cada foto tiene que ir editada, para quitar el marco del ordenador.
- Tuits. Lanzamiento del primer tuit con foto.
- Escuchar y redactar los Mensajes del Ponente. Comunicación tiene al mismo tiempo que escuchar los mensajes y escribir los tuits Es necesario otra persona que se encargue de las fotos.
- Tuits y Retuits. Lanzamiento de 4 ó 5 tuits con distintas fotos y mensajes. Retuits o “Me gusta” a quienes retuiteen.
- Publicación de Nota de Prensa en la WEB con pantallazos.
- Tuit y Linkedin del enlace de Nota de Prensa.
- Nota de Prensa a Medios. Envío personalizado de la Nota de Prensa y foto a todos los medios de comunicación.
- Gestiones Medios. Gestiones de medios a quienes lo precisen.
- Envío del organizador a comunicación de la grabación.
- Envío de la grabación. Opcionalmente se podrá enviar la grabación a ponentes/equipos o periodistas que lo precisen.
- Press Clipping. Elaboración del Press Clipping en el día siguiente.
- Envío del Press Clipping a ponentes/equipo. Puede ser un proceso de un día o varios días según los medios vayan publicando sus informaciones.
- Archivar toda la documentación.
- Feedback.
Este formato, con variaciones, puede ser de buena utilidad tanto para invitar a un ponente como para presentar un libro, lanzar un nuevo curso, producto o servicio, impartir una clase magistral o una conferencia.
Como han demostrado muchos expertos, el cansancio que sufre el ponente en Zoom o cualquier otro formato digital resulta mucho mayor que en el modelo presencial porque en éste último no tiene en todo momento la mirada centrada en los ojos de sus interlocutores y no se requiere una atención de 100%, de ahí que no se suele aconsejar abusar de este sistema y recomienden alternarlo con otros modelos. Una exposición de 15 ó 20 minutos será suficiente, dejando otros 15 ó 20 minutos para las preguntas de los invitados.
En cualquier caso, este protocolo puede servir para ambos procesos, de ahí que mi consejo sea imprimir la lista e ir tachando todo lo que se vaya avanzando para no cometer errores ni olvidos. Les aseguro que cada tachadura, será un respiro de alivio.