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¿Cómo organizar un protocolo de Evento Zoom?

Durante la etapa de confinamiento, muchas empresas han tenido que cambiar la realización de eventos, conferencias y jornadas del modelo tradicional presencial hacia una nueva fórmula digital liderada por Zoom y eso ha provocado que muchas empresas hayan encontrado en este sistema una manera de continuar con su exposición social o networking sin correr demasiados riesgos.  

Ante esta nueva realidad en los eventos, me parece más necesario ahora que nunca compartir una guía o protocolo que los Departamentos de Comunicación y Marketing pueden bajar para garantizar un éxito de asistencia y proyección de marca.

La organización de un evento requiere de varias fases, ya sea en Zoom o Presencial. La primera de ellas corresponde al diseño del evento e invitaciones. La segunda, de preparación del evento y la tercera, de ejecución.

Antes del lanzamiento de las invitaciones, la Dirección de Comunicación y Marketing junto con la Dirección General deberían dirimir quién va a ser el ponente, los temas y subtemas a tratar, establecer la conexión con el equipo del invitado mediante carta enviada por email y elegir una invitación vistosa, generalmente realizada por un profesional. En esta fase, habría que cubrir las siguientes actuaciones:

1.- Fase de diseño

  • Ponente. Selección de ponente o ponentes.
  • Tema y subtemas. Elección del tema y subtemas.
  • Direcciones Email/Teléfono. Conexión con ponente/equipo para solicitar email de envío y la persona de coordinación.
  • Redacción Carta. Redacción de la carta.
  • Remisión. Envío de la carta a ponente/o equipo del ponente.
  • Aceptación. Llamadas de disponibilidad de fechas/confirmación.
  • Fecha y hora. Elección de la fecha exacta y hora.
  • Coordinación. Coordinación de la fecha con el ponente/equipo.
  • Confirmación de ponente, tema, fecha, hora, presentador y moderador.
  • Foto/Perfil Ponente. Solicitud de la foto y biografía o perfil del ponente para realizar la invitación. Cargo exacto.
  • Redes Sociales ponente/equipos. Solicitud de las direcciones de Twitter que el ponente/equipo desean que aparezcan en los tuits.
  • Borrador Invitación. Una vez confirmado (ponente, tema, fecha, presentador, moderador), enviar borrador de invitación a diseñador con dos semanas previas a realizar el evento.
  • Modelos Invitación. Recepción de los dos modelos del diseñador.
  • Cambios Invitación. Elección de uno de los modelos del diseño por la Dirección y especificación de cambios.
  • Validación Invitación. Validación de los modelos y cambios.
  • Envío Invitación a trabajadores de la organización. Personas que quieran asistir
  • Envío Invitación a Ponente/Equipo. Para que también la puedan subir a su web, distribuir, twittear, Linkear en sus redes sociales y servir reclamo.
  • Texto de Inscripción para Web con Formulario. Redactar un pequeño texto para la web corporativa.
  • Validación del Texto Inscripción. Validación del texto por la Dirección.
  • Envío Enlace de Inscripción a ponentes/equipo. Se les suele enviar por si ellos quieren también moverlo entre sus contactos.
  • Planificación Día Envío a Base de Datos elegida. Generalmente, utilizando Mailchimp.
  • Planificación Día Twitter y Linkedin. Coincidiendo con el envío de la invitación, se lanzará un Twitter y un post en Linkedin, invitando a participar del evento, e incluyendo el enlace de la Sección Eventos.
  • Envío a Invitados y lanzamiento en RRSS. Todo debería ser el mismo día.
  • Confirmaciones en el email elegido.
  • Listado de Inscripciones. Elaboración del listado que vayan confirmando.

Una vez realizada esta primera fase, el equipo de Comunicación y Marketing deberá acometer la Segunda Fase o Preparación del Evento Zoom, donde en el caso de un modelo digital es primordial obtener el enlace de Zoom con el día y la hora señalada y distribuirla a los invitados.

En esta fase se puede optar por invitar a prensa dependiendo si el ponente tiene relevancia social o no, pero en un caso u otro la información resulta vital para subirla a la propia web de la organización y crear contenido para las Redes Sociales de la compañía. En la segunda Fase, las acciones serían las siguientes:

2.- Fase de preparación

  • Calendario Zoom. Planificar en el calendario el Evento Zoom.
  • Enlace Zoom. Enviar el enlace Zoom a Dirección, Ponente, Invitados y Prensa.
  • Documento Planificación. Elaboración de Documento de Planificación del Evento. Ese documento que se enviará al equipo del Ponente incluye:
    • Título.
    • Temas.
    • Fecha Evento. Duración del Evento.
    • Estructura del Evento con tiempos.
    • Debate. En abierto o no, preguntas por chat, preguntas con cámara, etc.
    • Estrategia de Medios de Comunicación.
    • Estrategia de Redes Sociales.
    • Especificar si la ponencia tiene o no presentación.
  • Solicitud de un párrafo para Nota de Prensa a ponente/equipo. Da igual si se va a enviar o no a medios de comunicación porque se necesita igualmente para web.
  • Envío del Documento a ponente/equipo.
  • Validación o cambios al Documento de Planificación. Especialmente importante la estrategia de RRSS y Comunicación, para diseñar los tuits.
  • Nota de Convocatoria. Redacción de la Nota de Convocatoria a Prensa. Un texto pequeño para el cuerpo del email y personalizado para cada periodista.
  • Convocatoria Prensa. Enviar la convocatoria personalizada a PRENSA con el enlace Zoom.
  • Nota de Prensa (WEB Y MEDIOS). Elaboración de la Nota de Prensa, incluyendo el párrafo del ponente si ha llegado y si no con texto falso.
  • Validación de la Nota de Prensa. La Dirección deberá validar la nota de prensa dos días antes de la realización del evento.
  • Envío de la Nota de Prensa a Ponente/Equipo.
  • Elaboración de textos de tuits con direcciones.
  • Envío de los textos de tuits y los tiempos a equipo/ponente.
  • Selección de CONFIRMADOS.
  • Envío del enlace de Zoom a CONFIRMADOS.
  • Envío de CONFIRMADOS Y PRENSA a Comunicación. Al menos un par de días antes del evento.
  • Envío de CONFIRMADOS Y PRENSA a ponente/equipo. Comunicación enviará el listado a ponente/equipo.
  • Tuitear y Linkear la invitación de vez en función del cronograma establecido y la hora de publicación.

Los cinco check antes del día previo del evento. Aunque tengamos todo controlado, sí recomiendo el día antes de la celebración, realizar estas cinco comprobaciones:

  1. Enlace propio Ponente. Chequear que el ponente/equipo tiene el enlace.
  2. Enlace Organizadores. Chequear que todos los organizadores tengan el enlace Zoom. Equipo Marketing.
  3. Enlace Invitados y Prensa. Chequear que todos los invitados y periodistas tienen que quieran asistir tienen el enlace a Zoom. Responder sus inquietudes.
  4. Confirmados. Chequear que el ponente/equipo tiene la audiencia a la que se va a dirigir.
  5. Biografía. Chequear que el presentador dispone del perfil o biografía del evento.

Por último, ya quedaría la organización del día propio de realización del evento. La labor del equipo de Marketing/Comunicación se centrará en recoger los principales mensajes, realizar las fotografías mediante pantallazos al ordenador y posterior edición, y en caso de convocar a la prensa, distribuir la nota de prensa con las fotografías tomadas, para luego hacer el clipping de prensa y gestionar las posibles necesidades que tengan los medios de comunicación. A continuación, os describo las principales actividades que deberían realizar:

3.- Fase de celebración

  • Grabación del Evento. El organizador debe grabarla.
  • Dar acceso a Compartir Documento al ponente si lo necesita.
  • Fotos con Impresión de pantalla. Las fotos deben hacerse por comunicación.
  • Edición de cada impresión de pantalla. Cada foto tiene que ir editada, para quitar el marco del ordenador.
  • Tuits. Lanzamiento del primer tuit con foto.
  • Escuchar y redactar los Mensajes del Ponente. Comunicación tiene al mismo tiempo que escuchar los mensajes y escribir los tuits Es necesario otra persona que se encargue de las fotos.
  • Tuits y Retuits. Lanzamiento de 4 ó 5 tuits con distintas fotos y mensajes. Retuits o “Me gusta” a quienes retuiteen.
  • Publicación de Nota de Prensa en la WEB con pantallazos.
  • Tuit y Linkedin del enlace de Nota de Prensa.
  • Nota de Prensa a Medios. Envío personalizado de la Nota de Prensa y foto a todos los medios de comunicación.
  • Gestiones Medios. Gestiones de medios a quienes lo precisen.
  • Envío del organizador a comunicación de la grabación.
  • Envío de la grabación. Opcionalmente se podrá enviar la grabación a ponentes/equipos o periodistas que lo precisen.
  • Press Clipping. Elaboración del Press Clipping en el día siguiente.
  • Envío del Press Clipping a ponentes/equipo. Puede ser un proceso de un día o varios días según los medios vayan publicando sus informaciones.
  • Archivar toda la documentación.
  • Feedback.

Este formato, con variaciones, puede ser de buena utilidad tanto para invitar a un ponente como para presentar un libro, lanzar un nuevo curso, producto o servicio, impartir una clase magistral o una conferencia.

Como han demostrado muchos expertos, el cansancio que sufre el ponente en Zoom o cualquier otro formato digital resulta mucho mayor que en el modelo presencial porque en éste último no tiene en todo momento la mirada centrada en los ojos de sus interlocutores y no se requiere una atención de 100%, de ahí que no se suele aconsejar abusar de este sistema y recomienden alternarlo con otros modelos. Una exposición de 15 ó 20 minutos será suficiente, dejando otros 15 ó 20 minutos para las preguntas de los invitados.

En cualquier caso, este protocolo puede servir para ambos procesos, de ahí que mi consejo sea imprimir la lista e ir tachando todo lo que se vaya avanzando para no cometer errores ni olvidos. Les aseguro que cada tachadura, será un respiro de alivio.

Fuente: Designed by pikisuperstar / Freepik

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